Info ja teadmus organisatsioonis (INT 4. mooduli 1. ülesanne)

1. Milline on infopoliitika olemus, eesmärgid ja väljatöötamise protsess?

Infopoliitikat on keeruline täpselt defineerida, sest informatsiooni arusaam on erinev. Samas, on võimalik siiski ära täpsustada, et seadused, seisukohad, arusaamad jne selle informatsiooni loomise, kasutamise ja töötlemise osas ongi informatsiooni poliitika. Olgu see info siis, mis ta parajasti tundub olevat. Infopoliitikat leiab nii riigis kui ka igas organisatsioonis. Selle eesmärk on organisatsioonis sätestada infoga seotud tegevused ja anda juhised, et kuidas infovoogusid, talletamist ja kasutamist suunata. See peaks omakorda aitama kaasa organisatsioni arengule, mainele ning eelkõige tegema organisatsiooni tõhusamaks ja vähendama riske. Täpsed eesmärgid aga sõnastab iga organisatsioon ise, vastavalt nende endi vajadustele. Poliitika töötatakse välja mitmes etapis, kus kavandatakse tegevused, kaardistatakse olemasolevat, siis võrreldakse tulemusi organisatsiooni laiemate eesmärkidega (kas klapib ja mida peaks muutma) ning luuakse infopoliitika, mis siis sisaldab kõike eelmainitut.

2. Millised on peamised infovahendamise strateegiad, meetodid ja tehnoloogiad?

Infopoliitika ja infoteaduse laiem osa on ka infovahendamine ning ka see peaks olema kuidagi korraldatud. See aitab kaasa õppimisele ja organisatsiooni arengule (ja igapäevasele tegevusele). Üks olulisemaid aspekte on siinkohal kommunikatsioon, mida on samuti vaja juhtida ja korraldada. Eelkõige on vaja sätestada kommunikatsiooni sihtrühm ehk kellele on vaja infot vahendada. Tavaliselt eristatakse kahte peamist tüüpi kommunikatsiooni – sise- ja väliskommunikatsioon. Väliskommunikatsiooni alla kuulub ka välisinformatsioon ehk väljaspoolt tuleva info kasutamine organisatsiooni sees. Väliskommunikatsiooni tavaliselt muidugi kasutatakse PR mõistes ehk avalikud suhted, organisatsiooni maine jne. See on küll väga tähtis, aga antud teema puhul on olulisem sisekommunikatsioon ehk mida ja kuidas teha infoga, mis on sisse tulnud. Reaalelulise kogemuse põhjal ütleks, et infovahendus organisatsiooni sees on tihti problemaatiline. Sellel on väga olulised funktsioonid, näiteks informeerida töötajaid, luua nende vahel suhteid, viia sisse uuendusi ning panna töötajad omavahel suhtlema jne. See peaks olema planeeritud tegevus, mis toimub straateegia või plaani alusel ning see võiks arvesse võtta kolme peamist kanalit: suuline, kirjalik ja vahendatud kanalite kommunikatsioon. See tähendab, et kommunikatsiooniplaan võiks sisaldada ka plaani, kuidas toimub näost näkku suhtlemine. Lisaks on muidugi telekommunikatsioonivahendid (telefon, virtuaalne maailm) ja traditsioonilised nagu tavapost või teadetetahvel. Tänapäeval on virtuaalsed vahendid väga populaarsed, e-kirjad ja skype on olnud tähtsad juba pikemat aega, aga lisaks ka intranet asutusesiseseks kasutamiseks ning sotsiaalmeedia, mida saab kasutada nii sisekommunikatsiooniks kui ka väliskommunikatsiooniks. Informatsiooni saab talletada blogides, viki tüüpi lehtedel ja kõikvõimalike muude kanalite kaudu. Oluline on, et kõik need rahuldaksd nii töötjate infovajaduse, otsustamisega seotud infovajaduse, ülesandega seotud infovajaduse ja ka protsessi infovahaduse. Üks viis kontrollida, kas see kõik on nii, on kasutada infoauditit.

3. Kuidas korraldada infoauditit?

Infoaudit on organisatsioonis läbi viidav hindamine, mille jooksul kogu infopoliitika ja seonduv vaadatakse üle. SElle eesmärk on tuvastada, kas infovajadused on rahuldatud ning millised on infoallikad, infovood ja kas kõik vastab eesmärkidele ja seadusandlusele. Henczeli (2001)* järgi on infoauditi põhietapid: planning, data collection, data analysis, data evaluation, communicating recommendations, implementing recommendations, the information audit continuum. See tähendab, et tegevusi tuleb täpselt planeerida ja määrata ulatus, infot koguda ja töödelda ning siis hinnagute põhjal toota soovitused, mida siis teistele kommunikeerida, rakendada ning lõpuks tagada, et asi jätkuks. Selline tegevus on pikaajaline ning töömahukas, aga tihti vajalik. Võib kastuada siseaudiitoreid või kedagi väkjaspoolt, aga mõlemal on omad plussid ja miinused. Oluline on, et tulemus vastaks vajadustele.

4. Milline on teadmusjuhtimise infrastruktuur?

Teadmusjuhtimine vajab toetavad organisatsiooni ja keskkonda, mida võib ühiselt nimetada teadmusjuhtimise infrastruktuuri. Becerra-Fernandez ja Sabherwal (2010)** eristavad peamist viit komponenti: 1) organisatsioonikultuur; 2) organisatsiooni struktuur; 3) organisatsiooni infotehnoloogiline infrastruktuur; 4) üldteadmised; 5) füüsiline keskkond. See tähendab, et organisatsiooni enda kultuur peab toetama teadmusjuhtimist ning andma aega ja teadmisi, et teadmusjuhtimisega tegeleda. Oluline on ka organisatsiooni struktuur, selle lihtsus, formaliseeritus ja tsentraliseeritus. Loomulikult on tähtis ka, milline riistvara, tarkvara ja protsessid on olemas organisatsioonis, millised on üldteadmised ja füüsiline keskkond. Kus inimesed on, kuidas nad omavahel füüsiliselt kohtuvad jne. Kõik need aspektid mängivad oma rolli protsessis.

5. Milliseid on teadmusjuhtimise strateegiad, süsteemid, tehnoloogiad ja protsessid?

Teadmusjuhtimise eesmärkide saavutamiseks on vaja strateegiat, mis võiks tõsta teadlikkust teadmusjuhtimisest, panna paika äriline kasu, leida toetus ja ressursid ja panna paika mõõtmise alused. See tähendab, et kuidas ja mida on teadmusjuhtimise osas vaja, et eesmärke saavutada ning teha seda kõigile asjaosalistele ka arusaadavaks ja mõistetavaks. Strateegia kavandamisele võib läheneda mitmel moel. Peamine on, et tuleb määratleda oma alguspunkt: kus me oleme, kuhu ja kuidas tahaks jõuda. See nõuab arusaama hetkeolukorrast teadmusjuhtimise aspektist, aga ka arusaama teadmusjuhtimise kasust ning visiooni erinevatest praktikatest. On olemas ka täpsed strateegia struktuurijuhised (näiteks Skyrme 2002***) või planeerimisjuhised (Malhotra 2001****), aga tegelikult on igal organisatsioonil vajadused pisut erinevad.

Teadmusjuhtimise protsessid on aga osa igast strateegiast ja hilisemast tegevusest. Luuakse teadmised, kogutakse-avastatakse teadmised, jagatakse ning siis rakendatakse. Kõik neli aspekti on olulised ning hõlmavad mitmesuguseid tegevusi, mis sõltuvad taas organisatsiooni eripäradest. Protsesse aga toetavad teadmusjuhtimise süsteemid, mis omakorda jagunevad sama nelja protssessi järgi vahenditeks, mis neid toetavad. Need omakorda on seotud tehnoloogiatega, mis on siis kõik info- ja kommunikatsioonitehnoloogia vahendit, mis teadmust toetavad. Neid võib klassifitseerida väga erinevalt (Liao 2003***** ja Tyndale 2002******), aga tehnoloogia arenedes tuleb neid kogu aeg juurde, mis tähendab, et kategooriate sisud muutuvad kogu aeg.

*Henczel, S. 2001. The Information Audit: A Practical Guide. Munich: K. G. Saur.

**Becerra-Fernandez, I.; Sabherwal, R. 2010. Knowledge Management: Systems and Processes. Armonk NY, London: M. E. Sharpe

***Malhotra, Y. 2001. It’s time to cultivate growth. – Leading Views, March. http://www.brint.net/members/01060524/britishtelecom.pdf.

****Skyrme, D. J. 2002. How to develop a successful KM strategy. David J. Skyrme Associates. – K-Guide. Insight and Practical Guidance for the Knowledge Professional, January. http://www.skyrme.com/kshop/kmstrategy_toc.pdf.

*****Liao, S. 2003. Knowledge management technologies and applications – literature review from 1995 to 2002. – Expert Systems with Applications 25, 2, 155–164.

******Tyndale, P. 2002. A taxonomy of knowledge management software tools: origins and applications. – Evaluation and Program Planning 25, 2, 183–190.

Advertisements

One thought on “Info ja teadmus organisatsioonis (INT 4. mooduli 1. ülesanne)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s